PDF থেকে Word-এ ফরম্যাটিং সমস্যা: 7টি সাধারণ সমস্যা ও সমাধান

এই গাইড লক্ষণ অনুযায়ী সাজানো, তাই সরাসরি আপনার সমস্যায় চলে যান। প্রতিটি অংশে তিনটি বিষয় আছে: এটি কেন হয়, Convertube-এর PDF থেকে Word কনভার্টার এটি কীভাবে সামলায়, আর ফাইল আগেই রূপান্তরিত হয়ে থাকলে Word-এ হাতে কীভাবে ঠিক করবেন।

Convertube একটি বিনামূল্যের অনলাইন কনভার্টার, বেশিরভাগের থেকে যার একটি বড় পার্থক্য আছে: আপনার ফাইল কখনো আপলোড হয় না। রূপান্তর আপনার নিজের ব্রাউজারেই চলে — কোনো সাইন আপ নেই, কোনো দৈনিক সীমাও নেই।

PDF থেকে Word-এ রূপান্তরে ফরম্যাটিং কেন ভাঙে

একটি PDF পৃষ্ঠার ফটোগ্রাফের মতো: প্রতিটি অক্ষর আর রেখা নির্দিষ্ট স্থানাঙ্কে আটকানো। একটি Word ডকুমেন্ট প্রবাহিত হয় — মার্জিন বা ফন্টের আকার বদলালে লেখা নতুন করে সাজে। একটিকে অন্যটিতে বদলাতে হলে সেই স্থানাঙ্ক থেকে কাঠামো অনুমান করে বের করতে হয়:

• কোন অক্ষরগুলো মিলে একটি অনুচ্ছেদ, আর কোন লাইনটি শিরোনাম
• কোন রেখা আর শব্দ মিলে একটি টেবিল
• কোন রেখাগুলো চার্ট, আর কোনগুলো শুধু বিভাজক
• পৃষ্ঠা এক কলামের না দুই কলামের, আর কোন দিক আগে পড়তে হবে

এর কোনোটিই PDF-এ সংরক্ষিত থাকে না। একটি অনুমান ভুল হলেই নিচের সমস্যাগুলোর একটি দেখা দেয়।

7টি সাধারণ ফরম্যাটিং সমস্যা ও সমাধান

1. চার্ট ভেঙে একগাদা আলাদা সংখ্যা হয়ে গেছে

কেন: PDF-এর একটি বার বা লাইন চার্ট ছবি নয় — এটি আঁকার নির্দেশনার একটি সেট, আর এর অক্ষের সংখ্যা ও লেজেন্ড সাধারণ লেখা। অনেক কনভার্টার আঁকাটি ধরতে পারে না, শুধু লেখাটুকু রাখে, তাই চার্ট উধাও হয়ে যায় আর তার সংখ্যাগুলো পৃষ্ঠাজুড়ে ছড়িয়ে পড়ে।

Convertube কীভাবে সামলায়: এটি প্রতিটি পৃষ্ঠা দুবার পরীক্ষা করে — একবার ঘন কালির জায়গার জন্য (লোগো, সিল, বারকোড), আর একবার বিশেষভাবে এমন জায়গার জন্য যেখানে কালি আছে কিন্তু কিছুই তৈরি হয়নি। হালকা চার্ট দ্বিতীয় দফায় ধরা পড়ে এবং অক্ষের লেবেলসহ ছবি হিসেবে তার মূল জায়গায় ফিরিয়ে দেওয়া হয়।

Word-এ ঠিক করুন: বিক্ষিপ্ত সংখ্যাগুলো মুছে দিন, PDF থেকে চার্টের স্ক্রিনশট নিন, আর Insert → Pictures দিয়ে আবার বসান।

2. ছবি লেখার ওপর বসে আছে, বা অন্য জায়গায় সরে গেছে

কেন: Word তিনভাবে ছবি বসাতে পারে: লেখার সঙ্গে একই লাইনে (সবকিছু নিচে ঠেলে দেয়, ফলে ডকুমেন্ট লম্বা হয়), লেখার সামনে (নিচের শব্দগুলো ঢেকে দেয়), অথবা চারপাশে লেখা ঘিরে রেখে। অনেক কনভার্টার প্রথম দুটির একটি ব্যবহার করে।

Convertube কীভাবে সামলায়: যে চিত্র পুরো কলামজুড়ে থাকে, সেটি সেই কলামের প্রবাহে যায়, পৃষ্ঠায় যতটা উচ্চতা নিয়েছিল ঠিক ততটাই নিয়ে, তাই এটি কখনো শব্দের ওপর পড়তে পারে না। যে ছবির পাশে পৃষ্ঠা লেখা বসিয়েছিল, সেটি নিজের অবস্থান রাখে আর লেখা তাকে ঘিরে থাকে। যে সিল, স্বাক্ষর আর ওয়াটারমার্কের ওপর দিয়ে পৃষ্ঠা লেখা ছেপেছিল, সেগুলো লেখার ওপরেই থাকে, আর মার্জিনের একটি ব্যাজ মার্জিনেই থাকে।

Word-এ ঠিক করুন: ছবিটি বাছুন → Layout Options আইকন → “Square” বা “Top and Bottom” র‍্যাপিং বেছে নিন, তারপর টেনে জায়গামতো আনুন।

3. একই চার্ট দুবার দেখা যাচ্ছে

কেন: কনভার্টার চার্টের আঁকাটি ধরেছে, কিন্তু কিনারার অক্ষের শিরোনাম, লেজেন্ড আর দাগের সংখ্যাগুলোও মূল লেখা হিসেবে রেখে দিয়েছে — তাই একই বিষয়বস্তু একবার ছবিতে আর একবার তার পাশে দেখা যায়।

Convertube কীভাবে সামলায়: ধরা জায়গাটি বড় করা হয় যাতে কিনারায় ঝুলে থাকা লেবেলগুলোও ভেতরে আসে, আর সেই লেবেলগুলো লেখা থেকে সরিয়ে দেওয়া হয়। নিচের ক্যাপশন (“চিত্র 2 …”) কখনো নেওয়া হয় না — সেটি সম্পাদনযোগ্য, সার্চযোগ্য লেখা হিসেবেই থাকে।

Word-এ ঠিক করুন: ছবির পাশের ছোট পুনরাবৃত্ত লেখাটুকু মুছে দিন।

4. টেবিল সাধারণ লেখা হয়ে গেছে, বা সারি-কলাম এলোমেলো

কেন: PDF-এর একটি টেবিল প্রায়ই শুধু কিছু রেখা আর সুন্দরভাবে সারিবদ্ধ লেখা, আসল কোনো টেবিল অবজেক্ট নয়। কনভার্টারকে রেখা আর সারিবদ্ধতা দেখে সারি ও কলাম অনুমান করতে হয়।

Convertube কীভাবে সামলায়: রেখাযুক্ত টেবিল তাদের রেখা থেকেই আবার গড়া হয়; কোনো রেখা ছাড়া কলামে সারিবদ্ধ লেখাকেও টেবিল হিসেবে চেনা হয়। মার্জ করা ঘর, ঘরের রং আর ফর্মের ফাঁকা ঘর (কারও পূরণ করার জন্য রাখা) সবই তাদের গ্রিড আর উচ্চতা রাখে। একটি সূচিপত্র তার ডট লিডার রাখে, আর পৃষ্ঠা নম্বরগুলো ডান মার্জিনে সারিবদ্ধ থাকে।

Word-এ ঠিক করুন: যে লাইনগুলো সাধারণ লেখা হয়ে গেছে সেগুলো বাছুন → Insert → Table → Convert Text to Table, বিভাজক হিসেবে ট্যাব বা স্পেস দিয়ে।

5. দুই কলামের লেখা মিলেমিশে গেছে

কেন: গবেষণাপত্র আর জার্নাল প্রায়ই দুই কলাম ব্যবহার করে। কনভার্টার কলামগুলো না দেখলে একই উচ্চতার বাঁ আর ডান লাইন জুড়ে একটি বানিয়ে ফেলে, আর লেখার আর কোনো মানে থাকে না।

Convertube কীভাবে সামলায়: এটি পুরো পৃষ্ঠার জন্য একবার কলামের মাঝের ফাঁক খুঁজে বের করে এবং যাচাই করে যে দুই পাশেই সত্যিই অনুচ্ছেদ আছে, তারপর পৃষ্ঠাটি এক ব্যান্ডের পর আরেক ব্যান্ড পড়ে — আগে বাঁ কলাম, তারপর ডান কলাম — আর দুই কলামজুড়ে থাকা শিরোনাম, চিত্র ও টেবিল অখণ্ড রাখে। আউটপুট আসল Word কলামে সাজানো হয়, তাই মূলের মতোই প্রবাহিত হয়।

Word-এ ঠিক করুন: প্রভাবিত লেখাটুকু বাছুন → Layout → Columns → Two, তারপর প্রতিটি অনুচ্ছেদের ক্রম যাচাই করুন।

6. ফন্ট বদলে গেছে, বা লেখা দুর্বোধ্য হয়ে গেছে

কেন: হয় PDF-এর ফন্ট এমবেড করা ছিল না বা আপনার কম্পিউটারে নেই, তাই Word অন্য একটি বসিয়ে দেয়; নয়তো PDF-টি একটি স্ক্যান এবং তাতে কোনো লেখাই নেই, কেবল ছবি।

Convertube কীভাবে সামলায়: ফন্টগুলো তাদের মূল নামেই লেখা হয় — আপনার কাছে ফন্টটি থাকলে হুবহু দেখায়, না থাকলে Word একটি বিকল্প বসায়; বিন্যাস সামান্য সরে যায় কিন্তু লেখা সম্পূর্ণ থাকে। স্ক্যানগুলো আগে OCR লেখা শনাক্তকরণের মধ্য দিয়ে যায়, সেটিও আপনার নিজের মেশিনে।

Word-এ ঠিক করুন: Ctrl+A চেপে পুরো ডকুমেন্টের জন্য একটি সাধারণ ফন্ট ঠিক করে দিন।

7. মূলের চেয়ে বেশি পৃষ্ঠা, বা মাত্র কয়েক লাইনের পৃষ্ঠা

কেন: সাধারণত ছবিগুলো লেখার সঙ্গে একই লাইনে বসানো হয়েছিল এবং বাড়তি উচ্চতা নিয়েছে, অথবা PDF-এর বড় ফাঁকা জায়গা পৃষ্ঠা বিরতি হিসেবে কপি হয়েছে।

Convertube কীভাবে সামলায়: ছবিগুলো পৃষ্ঠায় যতটা উচ্চতা নিয়েছিল ঠিক ততটাই নেয়, বড় ফাঁকগুলো কপি না করে সেকশন বিরতি হিসেবে ধরা হয়, আর পৃষ্ঠা নম্বর মূল লেখায় না রেখে Word-এর ফুটারে যায় — যেখানে আগে একটি লাইন উপচে পড়লেই সেগুলো আলাদা একটি পৃষ্ঠায় চলে যেত। আমাদের পরীক্ষার ডকুমেন্টে 7 পৃষ্ঠার একটি দুই কলামের গবেষণাপত্র 7 পৃষ্ঠাতেই রূপান্তরিত হয়।

Word-এ ঠিক করুন: Ctrl+Shift+8 চেপে ফরম্যাটিং চিহ্ন দেখান, বিক্ষিপ্ত পৃষ্ঠা বিরতি বা ফাঁকা অনুচ্ছেদ খুঁজে মুছে দিন।

স্ক্যান করা PDF-এ আগে লেখা শনাক্তকরণ লাগে

আপনার PDF যদি স্ক্যানার বা ফোনের ক্যামেরা থেকে আসে, তাহলে প্রতিটি পৃষ্ঠা একটি ছবি, যাতে কপি করার মতো কোনো লেখা নেই। এমন ফাইলে আগে OCR (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন) লাগে। Convertube রূপান্তরের আগেই স্ক্যান শনাক্ত করে এবং Word ফাইল বানানোর আগে আপনার মেশিনেই লেখা শনাক্ত করে। ফলাফল হলো লেখাটুকু, মূল বিন্যাস নয়, আর নির্ভুলতা স্ক্যানের মানের ওপর নির্ভর করে।

যা এখনো ভালোভাবে রূপান্তরিত হয় না

• গাণিতিক সূত্র: আলাদা লাইনে বসানো সূত্র সূত্রটির ছবি হিসেবে আসে, তাই দেখতে ঠিক লাগে কিন্তু সম্পাদনযোগ্য সমীকরণ নয়। বাক্যের ভেতরের গণিত লেখা হিসেবে থাকে এবং সাবস্ক্রিপ্ট ও সুপারস্ক্রিপ্টের অবস্থান হারাতে পারে।
• আপনার কাছে নেই এমন ফন্ট: Word অন্য একটি ফন্ট বসায়, আর বিকল্পটি মূলের চেয়ে চওড়া হলে অনুচ্ছেদগুলো একটু লম্বা হয় — পৃষ্ঠার সংখ্যা এক পৃষ্ঠা এদিক-ওদিক হতে পারে।
• পৃষ্ঠার চেয়ে চওড়া টেবিল: এগুলো জোর করে স্ক্রিনশট বানানো হয় না, বরং জানানো হয় — স্ক্রিনশট দেখতে ঠিক লাগে, কিন্তু কয়েক ডজন সারি তখন বাছাই, সার্চ বা সম্পাদনা করা অসম্ভব হয়ে যায়।

লোকাল রূপান্তর বনাম ক্লাউড কনভার্টারে আপলোড

রূপান্তরের পর এই তিনটি জিনিস যাচাই করুন

1. চার্টসহ পৃষ্ঠা: চার্টটি ছবি হওয়া উচিত, ছড়ানো সংখ্যা নয়
2. কোনো ছবি যেন অনুচ্ছেদের ওপর আড়াআড়ি পড়ে না থাকে
3. পৃষ্ঠার সংখ্যা মূলের কাছাকাছি, কোনো পৃষ্ঠায় মাত্র দু-তিন লাইন নয়